Time Management en verslaving
Organisaties proberen in te spelen op werkdruk en zoeken constant naar manieren om de productiviteit veilig te stellen. Zo ontstaan tal van nieuwe werksystemen, al blijken die vaak de wanorde alleen maar te vergroten. Onze grootste ‘vijand’ blijft – zeker in Europa – onze mailbox. Je mail volgt je altijd en overal en dus doen je collega’s, klanten en alle andere zaken waarmee je in contact komt dat ook. Het gevolg is niet te onderschatten: een totaal gebrek aan concentratievermogen. Permanente bereikbaarheid is dus een wezenlijk productiviteitsprobleem op de werkvloer. Maar ook daarbuiten heeft het grote gevolgen. Wanneer wij in opleidingen vragen wie er vanochtend thuis eerst een kop koffie heeft gedronken of eerst zijn mails heeft gelezen, dan is de tweede groep sinds kort talrijker dan de eerste groep. Wanneer wij vragen wie er net voor het slapengaan nog even zijn werkmails controleert, dan is deze groep werknemers eveneens in de meerderheid.
Herkenbaar? Dan is er een kans dat je verslaafd bent. Door het grote aantal storingen door binnenkomende berichten of notificaties, springen veel mede- werkers permanent van de hak op de tak. Hierdoor raak je steeds verder achterop en dat veroorzaakt stress. Is het tijd om daar iets aan te doen? Wellicht wel, tenzij je het niet erg vindt dat je nooit meer losgekoppeld raakt. Of dat je het geen probleem vindt dat je je nooit langer dan vijf minuten kunt focussen.
Time Management en de Technologische Middeleeuwen
Toch is dit klein bier vergeleken met wat we in Azië zien gebeuren. Zo heeft in China lang niet iedereen een mailadres. Voor zakelijke en privéberichten gebruiken de Chinezen WeChat. Deze Aziatische vorm van WhatsApp heeft sinds 2018 meer dan een miljard gebruikers. Je kunt ermee betalen, netwerken, een tafel reserveren, afspraken met dokters inplannen en sinds kort is het ook je virtuele identiteitskaart. Maar het is ook een stoorzender van formaat. WeChat is tegenwoordig een onmisbaar Zwitsers zakmes voor een bezoek aan China. Zo zijn veel westerse communicatiemiddelen al jaren onbruikbaar door de beruchte Great Firewall. Door een last minute wijziging van mijn vlucht van Hongkong naar Shanghai werd de dynamiek van WeChat al snel duidelijk. Vanwege een systeemfout bij de luchtvaartmaatschappij kreeg mijn bagage vreemd genoeg een andere route. Toen ik aangaf dat het handig zou zijn om mijn spullen die avond bij de hand te hebben, nam de dame bij de incheckbalie een foto van mijn knalrode Samsonite. Een seconde later hadden haar collega’s in Shanghai de foto via WeChat ontvangen en ze zorgden ervoor dat mijn koffer, ondanks het foute bagagelabel, alsnog van de band rolde. Wat een verschil met een half jaar eerder. Toen ik in Cyprus landde voor een workshop, bleek mijn koffer nog steeds in Brussel te staan. Na twee documenten, vijf e-mails en drie telefoontjes zorgde British Airways ervoor dat mijn koffer (pas) een dag later aankwam.
Zonder WeChat kun je dus in China simpelweg geen zakendoen. Het gevolg is dat zowel je klanten als je vrienden via dezelfde app berichten gaan sturen. Expats klagen steen en been over de honderden berichten die ze zeven dagen per week ontvangen. Hierdoor is de scheiding tussen werk en privé voor veel Chinezen een verre herinnering. De onmisbare communicatietool is nu voor sommigen uitgegroeid tot een heuse nachtmerrie.
Time Management en de wearables
De apps met een nog hogere storingsfactor zijn in ieder geval op komst. Klaus Schwab gaf het al in 2016 aan tijdens zijn Wereld Economisch Forum: ‘We staan op de drempel van een technologische revolutie die ons leven, ons werk en onze relaties met elkaar zullen veranderen.’ Vandaag maken we deze aard- verschuiving volop mee. Zo heeft WhatsApp in 2018 haar businessconcept met verschillende toepassingen voor de zakelijke markt uitgerold. Kan het dus nog erger worden dan de overvolle mailbox waar we nu al mee kampen? Jazeker, always-on is vandaag het nieuwe normaal, maar volgens experts leven we nu nog in de technologische middeleeuwen. Zo gaan we binnenkort steeds meer wearables dragen en zal technologie steeds meer één worden met ons lichaam. Dit zal tal van voordelen met zich meebrengen maar toch is het 15 niet onbelangrijk om ook de mogelijke nadelen in het achterhoofd te houden.
Afspraken zijn cruciaal
Het is dus hoog tijd dat we verstandig leren omgaan met nieuwe applicaties zeker in functie van onze productiviteit. Je merkt het al, afspraken over bijvoorbeeld e-mailverkeer zullen binnenkort misschien niet meer relevant zijn. Bovendien zou het verstandiger kunnen zijn om vooral afspraken te maken over responstijden, ongeacht de applicatie.